В статье рассмотрены случаи, когда компании имеют право отказать в принятии жалобы, а также детально описаны этапы оформления отказа, чтобы избежать возможных претензий со стороны пострадавшего.
Статья:
Отказ в принятии жалобы – это не то, что компании хотят делать постоянно, ведь кто же захочет получать отрицательные отзывы и претензии от своих клиентов? Однако, бывают ситуации, когда компании имеют полное право не принимать жалобу. В данной статье мы расскажем, в каких случаях оформляется отказ и как правильно его оформить.
Когда необходимо оформлять отказ в принятии жалобы?
Первое правило, которое следует запомнить – отказ оформляется только в том случае, если жалоба не соответствует официальным требованиям, установленным законодательством. Далее рассмотрим подробнее ситуации, когда комапнии могут оформить отказ:
1. Жалоба не связана с деятельностью компании. Если клиент пожалуется на что-то, что не имеет никакого отношения к работе компании, например, настучал на соседей по подъезду, то компания может отказаться принимать жалобу.
2. Жалоба не соответствует форме. Жалоба должна быть оформлена в соответствии со всеми требованиями, иначе компания может отказать в ее приеме. Например, если жалоба оставлена в непонятной форме, без указания конкретной претензии или не содержит информации о клиенте, то компания может отказаться ее рассматривать.
3. Жалоба подана несвоевременно. Если клиент подает жалобу через большой интервал времени после происшествия или после окончания срока, установленного законодательством, то компания может отказать в ее приеме.
Как правильно оформить отказ в принятии жалобы?
Если была принята решение об отказе в принятии жалобы, то следует соблюдать следующие правила оформления:
1. Сообщить про это клиенту. Клиент должен понимать, что его жалоба не соответствует требованиям компании или законодательства.
2. Сообщить о причинах отказа. Клиент имеет полное право узнать, почему его жалоба не была принята, поэтому следует указать все причины, которые способствовали отказу.
3. В отказе обязательно укажите, где можно получить консультацию по данному вопросу. Это может быть телефон горячей линии, электронный адрес или другие контакты, по которым клиент сможет получить нужную информацию.
4. Сохраните копию отказа. В случае, если пострадавший решит обратиться в суд, компания сможет предоставить доказательства того, что жалоба не принималась по вине пострадавшего.
Не стоит забывать, что отказ в принятии жалобы может негативно сказаться на отношениях клиента к компании. Поэтому, прежде чем принимать подобное решение, необходимо тщательно оценить все возможные риски и последствия. Надеемся, что наши советы помогут вам избежать проблем с пострадавшими.
